MEDAN - "Layanan administrasi kependudukan secara daring tersedia melalui SIBISA, sistem layanan online milik Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Medan. Portal resminya menyebut layanan tersebut dirancang agar pengurusan dokumen kependudukan dapat dilakukan tanpa harus selalu mengantre di kantor," demikian keterangan yang dikutip dari portal resmi Disdukcapil Kota Medan.
Bagi warga yang mencari informasi pembuatan KTP di Medan, memahami syarat, tahapan, dan bagian proses yang masih memerlukan tatap muka menjadi langkah awal yang penting. Kartu Tanda Penduduk elektronik (KTP-el) adalah dokumen identitas resmi yang dipakai untuk berbagai keperluan, seperti membuka rekening bank, mengurus SIM, mendapatkan layanan kesehatan, mendaftar pendidikan, serta mengakses layanan pemerintahan. Oleh karena itu, KTP harus selalu dalam kondisi baik dan datanya selaras dengan dokumen kependudukan lainnya.
Prosedur layanan kependudukan bisa saja berubah seiring waktu. Panduan awal mengenai alur SIBISA yang menjadi dasar artikel ini berasal dari tahun 2023, sementara portal resmi yang saat ini aktif menunjukkan sejumlah pembaruan sistem. Dengan demikian, informasi paling mutakhir di portal Disdukcapil Kota Medan sebaiknya dijadikan rujukan utama sebelum mengajukan permohonan.
Syarat Membuat KTP di Medan
Persyaratan untuk membuat atau mengganti KTP berbeda-beda tergantung kondisi dokumen. Berdasarkan bahan informasi Disdukcapil Kota Medan yang dipakai dalam artikel ini, pengurusan KTP dibagi menjadi empat kategori: KTP baru, KTP hilang, KTP dengan perubahan data, dan KTP rusak.
1. KTP baru
Untuk menerbitkan KTP baru, dokumen utama yang wajib disiapkan adalah Kartu Keluarga (KK). Data di dalam KK harus sesuai dengan kondisi kependudukan yang sebenarnya.
Penerbitan KTP-el pertama juga terkait dengan perekaman biometrik. Artinya, walau sebagian proses administrasi bisa diajukan secara daring, perekaman bagi penduduk yang belum pernah melakukannya tetap menjadi tahap yang tidak bisa dilewatkan.
2. KTP hilang
Jika KTP hilang, pemohon harus menambahkan surat keterangan kehilangan dari kepolisian. KK juga tetap diperlukan sebagai dokumen pendukung.
Surat kehilangan sebaiknya diurus terlebih dahulu sebelum mengajukan penggantian. Data pada dokumen polisi juga perlu dicek agar tidak ada perbedaan dengan data kependudukan.
3. KTP mengalami perubahan data
Untuk perubahan data, KK terbaru yang sudah memuat perubahan menjadi dokumen esensial. KTP lama juga harus disiapkan sebagai pembanding.
Perubahan data bisa mencakup berbagai elemen identitas. Sebelum mengajukan permohonan, perubahan pada KK harus tercatat lebih dulu agar data antara KK dan permohonan KTP bisa diverifikasi.
4. KTP rusak
KTP yang rusak bisa diganti dengan melampirkan KK dan KTP lama yang sudah rusak. Foto atau hasil scan dokumen harus terlihat jelas agar petugas dapat memeriksa data.
KTP yang patah, tulisannya tidak terbaca, chip bermasalah, atau mengalami kerusakan fisik lainnya sebaiknya segera diurus agar tidak menghambat penggunaan untuk layanan administrasi.
Cara Membuat KTP di Medan Melalui SIBISA
Untuk mengetahui cara membuat KTP di Medan lewat layanan digital, langkah awal adalah mengunjungi portal SIBISA milik Disdukcapil Kota Medan. Portal terbaru SIBISA menyediakan pendaftaran akun dengan menggunakan NIK, nomor KK, nama lengkap, email, dan nomor WhatsApp aktif.
Berikut tahapan yang bisa diikuti:
1. Buka portal SIBISA
Akses layanan SIBISA melalui portal resmi Disdukcapil Kota Medan. Sistem ini adalah layanan kependudukan daring yang dirancang untuk memudahkan pengurusan administrasi dari rumah.
2. Buat akun jika belum terdaftar
Pendaftaran akun memerlukan NIK, nomor KK, nama lengkap, alamat email, nomor WhatsApp, serta kata sandi. Setelah data dimasukkan, sistem akan meminta verifikasi email.
Pada tahap verifikasi identitas, portal SIBISA saat ini mencantumkan kebutuhan foto KTP dan selfie sambil memegang KTP untuk proses verifikasi akun. Ketentuan ini perlu diperhatikan karena mekanisme pendaftaran terbaru bisa berbeda dari panduan lama.
3. Masuk ke akun
Setelah akun lolos verifikasi, lakukan login menggunakan data yang sudah didaftarkan. Berikutnya, pilih jenis layanan administrasi kependudukan yang tersedia pada sistem.
4. Pilih layanan sesuai kebutuhan
Pastikan jenis permohonan cocok dengan kondisi dokumen, misalnya penerbitan baru, penggantian karena rusak, atau penggantian karena hilang. Jangan memilih kategori secara asal karena persyaratan setiap layanan bisa berbeda.
5. Unggah dokumen
Foto dokumen harus jelas, tidak buram, tidak terpotong, dan seluruh bagian penting dapat terbaca. Dokumen yang kurang jelas berpotensi membuat permohonan harus diperbaiki atau diajukan ulang.
6. Periksa data sebelum mengirim
Sebelum menekan tombol pengajuan, periksa kembali NIK, nomor KK, nama, alamat, serta dokumen pendukung. Kesalahan kecil dalam pengisian dapat memperpanjang proses.
7. Pantau status permohonan
SIBISA menyediakan fitur untuk memantau perkembangan permohonan melalui akun. Portal resmi menyebut status pengajuan dapat dipantau secara daring dan pembaruan informasi diberikan melalui sistem.
Apakah Membuat KTP di Medan Gratis?
Pengurusan dokumen kependudukan pada dasarnya tidak dipungut biaya. Portal SIBISA Disdukcapil Kota Medan secara tegas mencantumkan bahwa layanan kependudukan dilakukan secara gratis.
Ini perlu dibedakan dari biaya tambahan yang mungkin timbul jika memilih layanan pihak ketiga, misalnya jasa pengiriman. Dalam bahan informasi lama, pengiriman dokumen ke rumah disebut memiliki biaya tertentu. Namun, karena mekanisme layanan dapat berubah, biaya pengiriman sebaiknya dikonfirmasi pada sistem resmi saat pengajuan dilakukan.
Jika ada pihak yang meminta uang untuk mempercepat penerbitan KTP sebagai bagian dari layanan resmi, kewaspadaan perlu ditingkatkan. Portal SIBISA juga mengingatkan masyarakat untuk menghindari gratifikasi dan penipuan.
Perekaman KTP Tetap Perlu Dilakukan Secara Langsung
Salah satu hal penting yang perlu dipahami adalah pengajuan administrasi secara online tidak selalu berarti seluruh proses berlangsung dari rumah.
Bagi penduduk yang belum pernah melakukan perekaman biometrik, perekaman KTP-el tetap menjadi bagian yang perlu dilakukan secara langsung. Informasi Disdukcapil Kota Medan mencantumkan kantor di Jalan Iskandar Muda No. 270, Petisah Tengah, Medan Petisah sebagai salah satu lokasi pelayanan. Situs resmi Disdukcapil Medan juga mencantumkan adanya layanan keliling.
Selain itu, Mal Pelayanan Publik (MPP) Kota Medan saat ini menyediakan informasi terkait pencetakan KTP, termasuk pengambilan kuota pencetakan untuk penerbitan baru, kehilangan, maupun kerusakan.
Dengan demikian, pemohon yang baru pertama kali membuat KTP perlu membedakan antara pengajuan administrasi dan perekaman biometrik. Keduanya merupakan tahapan yang berbeda.
Tips Agar Pengajuan KTP Tidak Terkendala
Ada beberapa hal sederhana yang dapat dilakukan agar proses administrasi berjalan lebih lancar.
Pertama, siapkan dokumen sebelum membuka aplikasi. KK, surat kehilangan jika KTP hilang, atau KTP lama jika rusak maupun mengalami perubahan data sebaiknya sudah tersedia dalam bentuk foto yang jelas.
Kedua, gunakan nomor telepon dan email aktif. Informasi tersebut diperlukan dalam proses pendaftaran akun SIBISA dan komunikasi terkait permohonan.
Ketiga, gunakan foto dokumen dengan pencahayaan cukup. Hindari pantulan cahaya, bayangan, gambar miring, atau resolusi terlalu rendah.
Keempat, jangan mengandalkan panduan lama. Alur aplikasi pemerintah dapat berubah mengikuti pembaruan sistem. Portal resmi Disdukcapil Kota Medan saat ini masih menyediakan SIBISA sebagai layanan online dan informasi pelayanan terbaru.
Kelima, jangan menggunakan jasa perantara yang tidak resmi. Pengajuan online memungkinkan proses administrasi dilakukan secara mandiri. Selain menghemat biaya, cara tersebut juga membantu menjaga keamanan data pribadi.
Pastikan Data KTP Sesuai dengan KK
KTP dan KK merupakan dokumen yang saling berkaitan dalam administrasi kependudukan. Ketidaksesuaian nama, alamat, tempat tanggal lahir, status perkawinan, atau elemen data lain dapat menimbulkan kendala ketika menggunakan dokumen untuk layanan tertentu.
Karena itu, perubahan data sebaiknya terlebih dahulu diproses melalui administrasi kependudukan yang sesuai. Setelah KK diperbarui, barulah penggantian KTP dilakukan apabila diperlukan.
Bagi penduduk yang sudah memiliki KTP tetapi mengalami kehilangan atau kerusakan, proses penggantian juga sebaiknya segera dilakukan. KTP merupakan identitas penting yang digunakan dalam banyak aktivitas administratif dan pelayanan publik.
Pada akhirnya, memahami cara membuat KTP di Medan akan membantu proses pengurusan menjadi lebih terarah. Siapkan dokumen sesuai jenis permohonan, gunakan portal SIBISA resmi, periksa informasi terbaru dari Disdukcapil Kota Medan, dan lakukan perekaman biometrik secara langsung apabila memang belum pernah dilakukan.
